Beskrivelse af bogføringsprocedurer · Bogføringsprocedurer

Typiske fejl

De ansvarlige medarbejdere mangler. Lovens nr. 3 kræver udtrykkeligt en beskrivelse af hvilke medarbejdere der er ansvarlige. Det er det eneste af de tre punkter der kræver navne, og det er det der oftest springes over — fordi de to første føles som »beskrivelsen« og det tredje som en formalitet.

Kun registreringen er beskrevet. Opbevaringen er et selvstændigt punkt. Mange skriver grundigt om hvordan bilag kommer ind i systemet, og springer helt over hvordan materialet gemmes betryggende i fem år.

Beskrivelsen er skrevet af den eksterne bogholder om sin egen praksis. Det er fint som grundlag, men loven kræver en beskrivelse af virksomhedens procedurer og udpegning af medarbejdere. En ekstern bogholder er ikke en medarbejder, og ansvaret bliver hos virksomheden uanset hvem der udfører arbejdet.

Den er ikke opdateret efter et systemskifte. Beskrivelsen beskriver procedurer. Skiftes bogføringssystem, bogholder eller ansvarlig, beskriver den noget der ikke længere sker.

Den er lagt et sted der ikke er regnskabsmateriale. Beskrivelsen er selv regnskabsmateriale, jf. § 4, nr. 2, og skal opbevares i fem år ligesom resten.

Man regner med en bøde og prioriterer derefter. Overtrædelse af § 6 er ikke i sig selv bødebelagt. Til gengæld kan Erhvervsstyrelsen kræve, at lovliggørelsen bekræftes ved en erklæring fra en godkendt revisor — og den regning er virksomhedens egen.

Spørgsmål og svar

Vi er et lille ApS uden ansatte. Gælder det os? Ja. Pligten følger af at I aflægger årsrapport, ikke af hvor mange I er. Har I ingen ansatte, er det ejeren eller direktøren der udpeges som ansvarlig — punktet kan ikke stå tomt, men det kan besvares kort.

Hvor lang skal beskrivelsen være? Loven siger ingenting om længde. Den siger at den skal laves »under hensyn til § 5, stk. 2« — kompleksitet, antal transaktioner og økonomisk omfang. For en virksomhed med få bilag om måneden er en side rigeligt, hvis alle tre punkter er dækket.

Vores revisor laver det hele. Skal vi stadig have en beskrivelse? Ja. Kravet er ikke opfyldt ved at nogen udfører bogføringen godt. Det er opfyldt ved at procedurerne er beskrevet, og ved at det fremgår hvem der er ansvarlig.

Kan vi bruge Erhvervsstyrelsens skabelon i stedet? Ja. Erhvervsstyrelsen har udgivet en skabelon, og den er frivillig at bruge. Bruger I den, opfylder I kravet på samme måde. Vores dokument adskiller sig ved at det er dateret og versioneret, ved at det følger med jer hvis reglerne ændrer sig, og ved at det kan fremvises som et selvstændigt dokument.

Vi bogfører i et regneark. Er det et problem? Ikke for § 6. Beskrivelsen skal beskrive de procedurer I faktisk bruger, og et regneark kan beskrives. Om jeres bogføringsform i øvrigt lever op til lovens krav til digitale bogføringssystemer, er et andet spørgsmål — det hører under §§ 15-16 og afhænger af hvornår de bestemmelser er sat i kraft for jeres type virksomhed.

Hvor længe skal vi gemme beskrivelsen? Fem år fra udgangen af det regnskabsår den vedrører, jf. § 12, stk. 1. Laver I en ny, fordi procedurerne er ændret, skal den gamle stadig gemmes fristen ud — den dokumenterer hvordan I bogførte dengang.