Fortegnelsen skal oprettes hurtigst muligt efter stiftelsen — også i selskabet med én ejer. CVR-registreringen af ejere er IKKE ejerbogen, medmindre selskabet aktivt har valgt at føre den gennem Erhvervsstyrelsens it-system. Manglende ejerbog er direkte bødestrafbar.
Tre adskilte pligter: selskabets egen ejerbog (§ 50), Erhvervsstyrelsens ejerregister over visse kapitalposter (§ 58) og registreringen af reelle ejere (§ 58 a). At have klaret de to på CVR fritager ikke for den første — det er den klassiske fejl.
Samlet beholdning · navn og bopæl (virksomheder: navn, cvr, hjemsted) · dato for erhvervelse, afhændelse eller pantsætning med andelenes størrelse · stemmerettighederne. Den typiske mangel er stemmerettighederne og de historiske datoer.
»Indførelsen i ejerbogen skal dateres« — det er dateringen, der senere beviser, hvornår selskabet kendte ejerskiftet. Og på forlangende skal selskabet udstede bevis for indførelsen.
Fristen påhviler kapitalejeren og panthaveren — meddelelsen skal være MODTAGET i selskabet senest 2 uger efter ejerskiftet. Men det er selskabets ejerbog, der bliver forkert, når meddelelsen udebliver — mind ejerne om pligten ved hver overdragelse.
Siden 1. januar 2026 kan en person med ulovligt ophold her i landet ikke noteres i ejerbogen. Får ledelsen meddelelse om et afhændelsespåbud fra Erhvervsstyrelsen, følger aktive pligter: afskær beføjelserne og deponér udbyttet efter 1 år. Børsnoterede selskaber m.v. er undtaget.
I anpartsselskaber er det et direkte lovkrav — ingen vedtægtsbeslutning nødvendig. I aktieselskaber er det omvendt: kapitalejeradgang kræver en generalforsamlingsbeslutning med vedtægtsændringsflertal.
Føres ejerbogen ikke på det registrerede hjemsted, skal vedtægterne oplyse stedet. Bruges en ekstern fører, skal vedtægterne oplyse navn og adresse. Tjek, at vedtægterne faktisk passer med praksis — de to glider ofte fra hinanden ved administratorskift.