Udfyldning er gratis. Betaling sker først når du henter dokumentet.
Det juridiske navn som registreret i CVR — ikke binavn eller varemærke.
Otte cifre. Bruges til at forudfylde navn og adresse.
Den eksterne vej er ikke oplyst. § 13 kræver oplysning om begge veje — den interne og den eksterne til Datatilsynet. Den interne er næsten altid beskrevet; den eksterne udelades ofte, fordi det føles som at invitere medarbejderne udenom. Udeladelsen er selvstændigt bødebelagt efter § 30, stk. 2.
Whistleblowerenheden er direktøren eller HR-chefen. Kravet er upartiskhed. Er enheden den samme person som typisk vil være genstand for en indberetning, er upartiskheden svær at forsvare. Loven tillader udtrykkeligt at lægge opgaverne hos en ekstern tredjepart.
Fortroligheden tænkes kun på whistlebloweren. § 12, stk. 1, nævner tre personkredse: whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand nævnt i indberetningen. Den berørte person glemmes ofte — og det er den der har mest at miste, hvis en indberetning viser sig at være grundløs.
Tremånedersfristen regnes fra indberetningen. Den løber fra bekræftelsen af modtagelsen, altså fra det tidspunkt der ligger op til 7 dage senere.
Ordningen findes, men er ikke dokumenteret. § 16 er en selvstændig pligt og står med i strafbestemmelsen. En velfungerende ordning uden skriftlig dokumentation opfylder ikke loven.
Ordningen bruges som en almindelig klagekanal. Anvendelsesområdet er afgrænset i § 1. Ordningen må afvise indberetninger uden for området og skal ikke videresende dem — men så bør det fremgå af politikken hvad der i stedet sker med dem.
Antallet af ansatte er faldet under 50, og ordningen er lukket. Loven siger ikke hvad der gælder ved et fald. Vi ved det heller ikke, og det er et af de punkter hvor svaret bør hentes hos Justitsministeriet frem for gættes.
Skal ordningen kunne modtage anonyme indberetninger? Loven kræver fortrolighed, ikke anonymitet. Der er ikke pligt til at tilbyde anonym indberetning. Til gengæld bør det fremgå klart om I gør det, så arbejdstagerne ved hvad de kan regne med.
Vi er 60 ansatte i et lille selskab. Er kravene de samme som for en koncern? Kravene i §§ 10-13 og 16 er de samme. Private arbejdsgivere med 50-249 ansatte må dog dele ressourcer om modtagelse af indberetninger og undersøgelser, jf. § 14. Koncerner kan desuden etablere koncernfælles ordninger efter § 9, stk. 3.
Kan vi bruge en ekstern leverandør? Ja. § 11, stk. 2, tillader udtrykkeligt at opgaverne varetages af en ekstern tredjepart eller et koncernforbundet selskab. Leverandøren skal leve op til lovens krav til behandlingen, og udpegningen skal fremgå af dokumentationen.
Hvad hvis indberetningen handler om whistleblowerenheden selv? Loven siger det ikke udtrykkeligt. Kravet om upartiskhed betyder i praksis at der bør være beskrevet en alternativ vej for netop det tilfælde. Vores dokument beder om den beskrivelse, fordi ordningen ellers har et hul dér hvor den er mest udsat.
Skal vi gemme selve indberetningerne? § 16 handler om dokumentation for ordningen — at den findes, og hvordan den virker. Opbevaring af de enkelte indberetninger er et andet spørgsmål, hvor databeskyttelsesreglerne også spiller ind. Det behandler dette modul ikke.
Vi har en ordning fra før 2023. Skal vi lave noget om? Ikke nødvendigvis. Men kravene i §§ 10-13 er ikke ændret, så det er værd at holde den gamle beskrivelse op mod dem — særligt oplysningen om den eksterne vej og fristerne på 7 dage og 3 måneder.