Whistleblowerpolitik og dokumentation for ordningen
Skriftlig dokumentation for den interne whistleblowerordning: whistleblowerenheden, procedurerne for modtagelse, opfølgning og feedback, fortroligheden og informationen til arbejdstagerne. Kravet gælder alle arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte.
Hvem er omfattet
Det afhænger af hvad I laver, sælger og importerer. Tjekket stiller nogle få spørgsmål og svarer for dette og de øvrige regelsæt på én gang.
Tjek om det gælder jer GRATIS · INGEN LOGIN
Ligger I tæt på 50 ansatte, eller svinger antallet hen over året, fastsætter § 9 ikke selv hvordan de ansatte skal tælles. Justitsministeriets vejledning for whistleblowerordninger på private arbejdspladser behandler spørgsmålet, og ministeriet kan spørges. Vi afgør det ikke for jer.
Datoer
Allerede indtrådt:
Hvad der kræves
- Whistleblowerpolitik og dokumentation for ordningen (da · pdf)
Retsgrundlag
Kravet står i whistleblowerloven. Loven er fra 2021 og er stadig den gældende udgave — der findes ingen senere lovbekendtgørelse.
Hvad reglen er
§ 9. Arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte skal etablere en intern whistleblowerordning, hvor arbejdstagerne kan indberette oplysninger omfattet af § 1, stk. 1.
Lov nr. 1436 af 29. juni 2021.
Ordningen skal indrettes efter fire krav, som hver har sin bestemmelse.
Kanalen — § 10:
En intern whistleblowerordning skal muliggøre skriftlig eller mundtlig indberetning eller begge dele. Er der mulighed for mundtlig indberetning, skal indberetningen på whistleblowerens anmodning være mulig via et fysisk møde inden for en rimelig frist.
Enheden — § 11, stk. 1:
En arbejdsgiver omfattet af § 9 skal internt udpege en upartisk person eller afdeling, der skal varetage følgende opgaver:
1) Modtage indberetninger og have kontakt med whistlebloweren.
2) Følge op på indberetninger, jf. § 12, stk. 2, nr. 2.
3) Give feedback til whistlebloweren, jf. § 12, stk. 2, nr. 3.
Opgaverne kan efter stk. 2 varetages af en ekstern tredjepart eller et koncernforbundet selskab. Udpegningen skal dog foretages.
Fortroligheden og fristerne — § 12:
En intern whistleblowerordning skal udformes, etableres og drives på en måde, der sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand nævnt i indberetningen og forhindrer uautoriseret adgang dertil.
Stk. 2. En arbejdsgiver skal indføre passende procedurer for whistleblowerordningen, der sikrer følgende:
1) At whistlebloweren modtager en bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen heraf.
2) At der omhyggeligt følges op på indberetninger.
3) At whistlebloweren modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen, jf. nr. 1.
Bemærk at fortroligheden også gælder den berørte person — altså den der indberettes om.
Informationen — § 13:
En arbejdsgiver omfattet af § 9 skal i en klar og lettilgængelig form stille følgende oplysninger til rådighed for sine arbejdstagere:
1) Proceduren for at foretage indberetning til den interne whistleblowerordning […]
2) Proceduren for at foretage indberetning eksternt, jf. kapitel 4 […]
Begge veje skal oplyses. Det er tilladt at opfordre til at bruge den interne først, men den eksterne må ikke udelades.
Hvad der skal dokumenteres
Dette er den bestemmelse dokumentet svarer på:
§ 16. En arbejdsgiver omfattet af § 9 skal opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen, jf. §§ 10-15.
Pligten er selvstændig. En ordning der findes og fungerer, men ikke er dokumenteret skriftligt, opfylder ikke § 16.
Hvem det gælder
Alle arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte, private som offentlige. Loven fastsætter ikke i § 9 hvordan de ansatte skal opgøres.
Justitsministeren kan efter § 9, stk. 2, fastsætte regler om at også arbejdsgivere med færre end 50 ansatte skal etablere en ordning — efter en konkret risikovurdering og forhandling med vedkommende minister.
Datoer
§ 31. Loven træder i kraft den 17. december 2021.
Stk. 2. Kapitel 3 har virkning for arbejdsgivere i den private sektor med mellem 50 og 249 ansatte fra den 17. december 2023.
Begge datoer er passeret. Der er ingen kommende frist.
Hvad dette modul producerer
Modulet producerer den skriftlige dokumentation § 16 kræver: hvem whistleblowerenheden er, hvordan der indberettes, hvordan fortroligheden sikres, hvilke procedurer og frister der gælder, og hvordan arbejdstagerne informeres.
Dokumentet er et udtrykkeligt lovkrav. § 16 bruger ordene »skriftlig dokumentation«.
Modulet etablerer ikke selve ordningen. Det dokumenterer den. En indberetningskanal skal findes i virkeligheden — et dokument der beskriver en kanal som ikke eksisterer, opfylder hverken § 10 eller § 16.
Tilsyn og sanktioner
Hvem fører tilsyn
Her er billedet anderledes end i de fleste andre regelsæt, og vi skriver det som det er frem for at udpege en myndighed der ikke er udpeget.
Datatilsynet driver den eksterne whistleblowerordning, jf. § 17, stk. 1:
Datatilsynet etablerer en uafhængig og selvstændig ekstern whistleblowerordning til modtagelse og behandling af oplysninger omfattet af § 1, stk. 1.
Men loven udpeger ingen myndighed til at føre løbende tilsyn med, om private arbejdsgivere har etableret en intern ordning. Der er ingen registrering, ingen anmeldelsespligt og ingen periodisk kontrol.
Håndhævelsen sker i stedet ad to veje: den strafferetlige, og den praktiske — at en arbejdstager kan gå direkte til Datatilsynets eksterne ordning.
Hvad der udløser en sag
Manglende eller mangelfuld intern ordning bliver typisk opdaget når nogen har brug for den. Det er derfor ikke et tilsynsbesøg der er risikoen, men en konkret sag, hvor det efterfølgende skal kunne vises, at ordningen fandtes og virkede som loven kræver.
Det er dét dokumentationen efter § 16 skal kunne.
Sanktioner
Til forskel fra flere andre formelle krav er arbejdsgiverpligterne her direkte bødebelagte:
§ 30. Medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning, straffes med bøde den, der
1) forsætligt eller ved grov uagtsomhed overtræder § 25 eller
2) bevidst indberetter eller offentliggør urigtige oplysninger.
Stk. 2. Med bøde straffes endvidere en arbejdsgiver, jf. § 9, der ikke lever op til arbejdsgiveres forpligtelser efter § 10, § 11, § 12, stk. 1 eller 2, § 13 eller § 16.
Stk. 3. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.
Lov nr. 1436 af 29. juni 2021, § 30.
Læg mærke til at § 16 står i opregningen. Manglende skriftlig dokumentation er altså selvstændigt bødebelagt — ikke kun manglende ordning.
Ud over bøden er der den civilretlige side: en whistleblower der udsættes for repressalier, har krav på godtgørelse, og bevisbyrden er vendt om:
§ 29. Beviser en whistleblower at have foretaget en indberetning eller offentliggørelse efter denne lov og lidt en ulempe, påhviler det modparten at bevise, at ulempen ikke udgjorde repressalier som følge af indberetningen.
Det har betydning for helt almindelige personalebeslutninger truffet efter en indberetning.
Hvad der ikke er afklaret
Hvordan de 50 ansatte opgøres. § 9 fastsætter ingen metode. Svinger antallet hen over året, eller ligger I lige omkring grænsen, kan vi ikke sige hvor I lander. Justitsministeriets vejledning for whistleblowerordninger på private arbejdspladser (VEJ nr. 9250 af 16. december 2021) behandler spørgsmålet.
Hvad der er »alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold«. Lovens § 1, stk. 1, nr. 2, er en åben standard. Afgrænsningen har betydning for, hvilke indberetninger ordningen må afvise efter § 12, stk. 3. Vi har ikke gennemgået den her.
Bødeniveauet. Vi har ikke gennemgået retspraksis og angiver derfor intet beløb. § 30 fastsætter bøde som strafart, ikke en størrelse.
Tilsynsspørgsmålet. Vi har ikke kunnet finde en bestemmelse der udpeger en tilsynsmyndighed for private arbejdsgiveres interne ordninger. Skulle en sådan findes i regler vi ikke har gennemgået, er beskrivelsen ovenfor ufuldstændig — og så vil vi rette den.
Hjælp og typiske fejl
Typiske fejl
Den eksterne vej er ikke oplyst. § 13 kræver oplysning om begge veje — den interne og den eksterne til Datatilsynet. Den interne er næsten altid beskrevet; den eksterne udelades ofte, fordi det føles som at invitere medarbejderne udenom. Udeladelsen er selvstændigt bødebelagt efter § 30, stk. 2.
Whistleblowerenheden er direktøren eller HR-chefen. Kravet er upartiskhed. Er enheden den samme person som typisk vil være genstand for en indberetning, er upartiskheden svær at forsvare. Loven tillader udtrykkeligt at lægge opgaverne hos en ekstern tredjepart.
Fortroligheden tænkes kun på whistlebloweren. § 12, stk. 1, nævner tre personkredse: whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand nævnt i indberetningen. Den berørte person glemmes ofte — og det er den der har mest at miste, hvis en indberetning viser sig at være grundløs.
Tremånedersfristen regnes fra indberetningen. Den løber fra bekræftelsen af modtagelsen, altså fra det tidspunkt der ligger op til 7 dage senere.
Ordningen findes, men er ikke dokumenteret. § 16 er en selvstændig pligt og står med i strafbestemmelsen. En velfungerende ordning uden skriftlig dokumentation opfylder ikke loven.
Ordningen bruges som en almindelig klagekanal. Anvendelsesområdet er afgrænset i § 1. Ordningen må afvise indberetninger uden for området og skal ikke videresende dem — men så bør det fremgå af politikken hvad der i stedet sker med dem.
Antallet af ansatte er faldet under 50, og ordningen er lukket. Loven siger ikke hvad der gælder ved et fald. Vi ved det heller ikke, og det er et af de punkter hvor svaret bør hentes hos Justitsministeriet frem for gættes.
Spørgsmål og svar
Skal ordningen kunne modtage anonyme indberetninger? Loven kræver fortrolighed, ikke anonymitet. Der er ikke pligt til at tilbyde anonym indberetning. Til gengæld bør det fremgå klart om I gør det, så arbejdstagerne ved hvad de kan regne med.
Vi er 60 ansatte i et lille selskab. Er kravene de samme som for en koncern? Kravene i §§ 10-13 og 16 er de samme. Private arbejdsgivere med 50-249 ansatte må dog dele ressourcer om modtagelse af indberetninger og undersøgelser, jf. § 14. Koncerner kan desuden etablere koncernfælles ordninger efter § 9, stk. 3.
Kan vi bruge en ekstern leverandør? Ja. § 11, stk. 2, tillader udtrykkeligt at opgaverne varetages af en ekstern tredjepart eller et koncernforbundet selskab. Leverandøren skal leve op til lovens krav til behandlingen, og udpegningen skal fremgå af dokumentationen.
Hvad hvis indberetningen handler om whistleblowerenheden selv? Loven siger det ikke udtrykkeligt. Kravet om upartiskhed betyder i praksis at der bør være beskrevet en alternativ vej for netop det tilfælde. Vores dokument beder om den beskrivelse, fordi ordningen ellers har et hul dér hvor den er mest udsat.
Skal vi gemme selve indberetningerne? § 16 handler om dokumentation for ordningen — at den findes, og hvordan den virker. Opbevaring af de enkelte indberetninger er et andet spørgsmål, hvor databeskyttelsesreglerne også spiller ind. Det behandler dette modul ikke.
Vi har en ordning fra før 2023. Skal vi lave noget om? Ikke nødvendigvis. Men kravene i §§ 10-13 er ikke ændret, så det er værd at holde den gamle beskrivelse op mod dem — særligt oplysningen om den eksterne vej og fristerne på 7 dage og 3 måneder.
Begreber
Den kanal arbejdstagere kan bruge til at indberette oplysninger omfattet af lovens § 1, stk. 1. Arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte skal etablere en.
Forveksles med: En postkasse til klager. Ordningen har et afgrænset anvendelsesområde — overtrædelser af EU-retten omfattet af direktivet, samt alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold. Almindelige samarbejdsproblemer hører ikke hjemme der, og ordningen må afvise indberetninger uden for anvendelsesområdet.
Den upartiske person eller afdeling arbejdsgiveren skal udpege internt til at modtage indberetninger, holde kontakt med whistlebloweren, følge op og give feedback.
Forveksles med: Direktionen eller HR. Kravet er upartiskhed. Opgaverne kan lægges hos en ekstern tredjepart eller et koncernforbundet selskab, jf. § 11, stk. 2 — men de skal udpeges, og udpegningen skal kunne dokumenteres.
To faste frister i procedurerne: bekræftelse af modtagelsen inden for 7 dage, og feedback hurtigst muligt og senest 3 måneder fra bekræftelsen.
Forveksles med: En frist for at afslutte sagen. Feedback er ikke det samme som en afgørelse. Tremånedersfristen løber fra bekræftelsen, ikke fra indberetningen.
Ordningen skal udformes, etableres og drives sådan at identiteten på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand nævnt i indberetningen holdes fortrolig, og at uautoriseret adgang forhindres.
Forveksles med: Anonymitet. Loven kræver fortrolighed, ikke at ordningen skal kunne modtage anonyme indberetninger. Bemærk også at fortroligheden gælder den berørte person — altså den der indberettes om.
Arbejdsgiveren skal opbevare skriftlig dokumentation for både etableringen af ordningen og procedurerne for den.
Forveksles med: Dokumentation for den enkelte indberetning. § 16 handler om ordningen som sådan — at den findes, og hvordan den virker. Opbevaring af selve indberetningerne følger andre regler.
Den ordning Datatilsynet driver ved siden af arbejdsgivernes egne. En arbejdstager kan vælge den frit.
Forveksles med: En klageinstans over den interne ordning. Den eksterne ordning er et alternativ, ikke en anden instans. Arbejdsgiveren skal derfor oplyse om begge veje, jf. § 13.
Ugunstig behandling som følge af en indberetning. Forbuddet omfatter også trusler om og forsøg på repressalier, og beskyttelsen gælder ud over whistlebloweren selv også formidlere og visse tredjeparter.
Forveksles med: Usaglig afskedigelse. Reglen rækker videre, og bevisbyrden er vendt: har whistlebloweren indberettet og lidt en ulempe, skal arbejdsgiveren bevise at ulempen ikke var repressalier, jf. § 29.
Er I klar?
Pligten gælder ved 50 ansatte, og overgangsperioden for private arbejdsgivere med 50-249 ansatte udløb 17. december 2023. Overtrædelse af arbejdsgiverpligterne er direkte bødebelagt efter lovens § 30, stk. 2 — det er en af de få formelle pligter hvor det forholder sig sådan.
Tag selvtjekket (9 punkter) GRATIS
Udskrevet fra Dokumenterne · kilde: dokumenterne.dk/lovkrav/whistleblowerordning