Udbetales ferie ud over 4 uger, og har medarbejderen ikke været ansat på fuld tid i hele perioden, skal medarbejderen skriftligt erklære, at beløbet vedrører ferie ud over 4 uger, og at der ikke er modtaget offentlige ydelser. Arbejdsgiveren har pligt til at gemme erklæringen efter bogføringslovens regler.
Et krav der altid gælder. Erklæringen kræves KUN, når medarbejderen ikke har været ansat på fuld tid i hele perioden. Men bemærk, at erklæringen er medarbejderens, mens OPBEVARINGSPLIGTEN er arbejdsgiverens — og den følger bogføringslovens regler for regnskabsmateriale.