Tidsregistrering efter arbejdstidsloven
Beskrivelse af virksomhedens objektive, pålidelige og tilgængelige arbejdstidsregistreringssystem, medarbejdernes adgang til egne oplysninger, og opbevaringen i 5 år. Kravet har været gældende siden 1. juli 2024 og rammer alle arbejdsgivere med lønmodtagere.
Hvem er omfattet
Det afhænger af hvad I laver, sælger og importerer. Tjekket stiller nogle få spørgsmål og svarer for dette og de øvrige regelsæt på én gang.
Tjek om det gælder jer GRATIS · INGEN LOGIN
Loven har flere undtagelser end de fleste tror: overenskomstdækkede lønmodtagere efter § 1, stk. 2 og 3, mobile lønmodtagere efter stk. 4, områder med anden særlig lovgivning efter stk. 5, og selvtilrettelæggere efter stk. 6. Vi har ikke gennemgået dem alle. Er I dækket af en overenskomst, bør spørgsmålet stilles til jeres arbejdsgiverorganisation eller til Beskæftigelsesministeriet. Vi afgør det ikke for jer.
Datoer
Allerede indtrådt:
Hvad der kræves
- Beskrivelse af arbejdstidsregistreringen (da · pdf)
Retsgrundlag
Registreringskravet kom ind i arbejdstidsloven med lov nr. 89 af 30. januar 2024 og trådte i kraft 1. juli 2024. Det er en af de nyeste pligter for danske arbejdsgivere.
Hvad reglen er
§ 4 b. Med henblik på at sikre overholdelse af gældende regler om daglig og ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid skal arbejdsgiveren indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt af de pågældende lønmodtagere.
Stk. 2. Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren kan tilgå egne oplysninger i det arbejdstidsregistreringssystem, der er nævnt i stk. 1.
Stk. 3. Arbejdsgiveren skal opbevare de i henhold til stk. 1 registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af lønmodtagerens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Arbejdstidsloven, LBK nr. 982 af 12. august 2024.
Tre pligter, ikke én:
- Indføre et system der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt, og som
måler den daglige arbejdstid for hver enkelt lønmodtager.
- Give medarbejderen adgang til egne oplysninger.
- Opbevare oplysningerne i 5 år efter udløbet af beregningsperioden.
Nummer 2 er den der oftest mangler, fordi systemet ellers fungerer udmærket uden den.
Loven foreskriver ingen teknologi. Et regneark kan opfylde kravene. Et dyrt system kan lade være, hvis medarbejderne ikke kan se deres egne timer.
Hvad registreringen skal kunne kontrollere
§ 4. Den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en syvdagesperiode beregnet over en periode på 4 måneder må ikke overstige 48 timer inkl. overarbejde, jf. dog § 4 a. Perioder med årlig betalt ferie og perioder med sygeorlov medtages ikke i eller er neutrale i forhold til beregningen af gennemsnittet.
Grænsen er et gennemsnit over fire måneder, ikke et loft pr. uge.
Selvtilrettelæggere — læs opregningen
Dette er modulets vigtigste præcisering.
Stk. 6. Under overholdelse af de generelle principper for beskyttelse af arbejdstagernes sikkerhed og sundhed finder §§ 3, 4 og 5 ikke anvendelse, hvis arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller hvis lønmodtagerne selv kan fastsætte den, når der er tale om lønmodtagere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller som har ledelsesmæssige funktioner, jf. direktivets artikel 17, stk. 1, litra a. Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, at lovens §§ 3, 4 og 5 ikke finder anvendelse.
Arbejdstidsloven § 1, stk. 6.
Undtagelsen nævner §§ 3, 4 og 5 — pause, 48-timersgrænsen og natarbejde. § 4 b står ikke i opregningen.
Læst efter ordlyden er selvtilrettelæggere altså ikke fritaget for registreringspligten. Det er et omdiskuteret punkt i praksis, og vi kan ikke afgøre det. Men vi kan sige, at den der antager en fuld fritagelse, bygger på mere end det der står.
Bemærk også den sidste sætning: undtagelsen skal fremgå af ansættelseskontrakten. Det gælder uanset diskussionen om § 4 b.
Andre undtagelser
Loven har flere undtagelser end de fleste tror, jf. § 1:
- Stk. 2 og 3 — lønmodtagere sikret tilsvarende rettigheder ved kollektiv
overenskomst.
- Stk. 4 — mobile lønmodtagere omfattet af køre- og hviletidsforordningen.
- Stk. 5 — områder hvor anden særlig lovgivning sikrer mindst direktivets
beskyttelsesniveau.
- Stk. 6 — selvtilrettelæggere, som ovenfor.
Vi har ikke gennemgået dem alle. Er I overenskomstdækkede, bør spørgsmålet stilles et andet sted end her.
Hvad dette modul producerer
Modulet producerer en beskrivelse af jeres arbejdstidsregistrering: hvilket system der bruges, hvad der registreres, hvordan objektiviteten sikres, hvordan medarbejderne tilgår egne oplysninger, og hvordan opbevaringen i fem år sker.
Beskrivelsen er ikke et udtrykkeligt lovkrav. Loven kræver at systemet er indført — ikke at det er beskrevet. Vi siger det åbent, fordi forskellen har betydning.
Beskrivelsen er den praktiske måde at vise, at de tre pligter er opfyldt, og særligt at systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt — tre egenskaber der ikke kan aflæses af timerne selv.
Tilsyn og sanktioner
Hvem fører tilsyn
Her er svaret usædvanligt, og vi skriver det som det er.
Arbejdstilsynet er nævnt i loven — men kun i én bestemt sammenhæng:
Stk. 4. I forhold til lønmodtagere, der i overensstemmelse med § 4 a, stk. 1, har samtykket i at arbejde mere end 48 timer i gennemsnit om ugen, skal arbejdsgiveren desuden
1) føre ajourførte registre over de pågældende lønmodtagere,
2) stille de registrerede oplysninger til rådighed for Arbejdstilsynet, som af sikkerheds- eller sundhedsmæssige årsager som led i opgaven med at påse overholdelsen af arbejdsmiljølovgivningen kan forbyde eller begrænse lønmodtagernes mulighed for at arbejde ud over 48 timer om ugen i gennemsnit, og
3) efter anmodning give Arbejdstilsynet oplysninger om de aftaler, der er indgået i overensstemmelse med § 4 a, stk. 1.
Arbejdstidsloven § 4 b, stk. 4.
Det gælder altså de medarbejdere der har samtykket i at arbejde over 48 timer om ugen i gennemsnit. For registreringspligten i almindelighed giver loven ikke Arbejdstilsynet en udtrykkelig kontrolbeføjelse. Modulets tilsynsfelt står derfor med udpegningVerificeret: false.
Håndhævelsen
Loven har ingen bødebestemmelse for § 4 b. Sanktionen er civilretlig:
§ 8. En lønmodtager, hvis rettigheder i henhold til denne lov er krænket, kan tilkendes en godtgørelse.
Stk. 2. Afskediges en lønmodtager, fordi denne har rejst krav i henhold til denne lov, skal arbejdsgiveren betale en godtgørelse.
Håndhævelsen kommer altså typisk nedefra — fra en medarbejder eller en faglig organisation — og ikke fra et tilsynsbesøg. Det gør registreringen særligt vigtig i en konflikt: uden den er det arbejdsgiveren der står uden dokumentation.
Hvad der ikke er afklaret
Om § 4 b gælder selvtilrettelæggere. Undtagelsen i § 1, stk. 6, nævner §§ 3, 4 og 5, ikke § 4 b. Vi gengiver ordlyden og siger åbent, at spørgsmålet er omdiskuteret. Vi afgør det ikke.
Godtgørelsesniveauet efter § 8. Vi har ikke gennemgået retspraksis og angiver derfor intet beløb.
Rækkevidden af undtagelserne i § 1, stk. 2-5. Særligt hvilke overenskomster der sikrer tilsvarende rettigheder. Ikke gennemgået.
Hvad der er »objektivt« og »pålideligt«. Loven definerer det ikke, og der foreligger ikke dansk praksis vi har gennemgået. Vi beskriver hvad I gør — vi bedømmer det ikke.
Forholdet til arbejdsmiljølovens hviletidsregler. § 4 b henviser til reglerne om daglig og ugentlig hviletid, som står i arbejdsmiljøloven. Samspillet er ikke gennemgået her.
Hjælp og typiske fejl
Typiske fejl
Medarbejderne kan ikke se deres egne timer. Stk. 2 er en selvstændig pligt, og det er den der oftest mangler — netop fordi systemet ellers fungerer fint.
Projekttidsregistrering bruges som arbejdstidsregistrering. Mange virksomheder registrerer allerede timer på opgaver eller kunder. Men fakturerbare timer er ikke arbejdstid, og et system der kun fanger dem, måler ikke den daglige arbejdstid.
Timerne rekonstrueres en gang om måneden. Loven kræver et objektivt og pålideligt system. En rekonstruktion bagud er svær at kalde nogen af delene.
Femårsfristen regnes fra registreringsdagen. Den løber fra udløbet af den periode der udgør grundlaget for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid — som udgangspunkt fire måneder.
Alle funktionærer antages at være selvtilrettelæggere. Undtagelsen kræver at arbejdstidens længde ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen selv kan fastsætte den fordi vedkommende træffer selvstændige beslutninger eller har ledelsesmæssige funktioner. Og den skal stå i ansættelseskontrakten.
Man antager at selvtilrettelæggere slet ikke skal registreres. Undtagelsen i § 1, stk. 6, nævner §§ 3, 4 og 5. § 4 b står ikke der. Se lovtekst.md.
48 timer opfattes som et ugeloft. Det er et gennemsnit over fire måneder.
Spørgsmål og svar
Skal vi købe et system? Nej. Loven foreskriver ingen teknologi. Et regneark kan opfylde kravene, hvis det måler den daglige arbejdstid pr. medarbejder, medarbejderen kan tilgå sine egne oplysninger, og det gemmes i fem år.
Skal medarbejderne stemple ind og ud? Loven kræver ikke en bestemt metode — kun at den daglige arbejdstid kan måles. Hvordan I gør det, er jeres valg, men det skal kunne beskrives.
Vi har fast arbejdstid for alle. Er vi så fritaget? Nej. Loven fritager ikke for registrering, fordi arbejdstiden er aftalt på forhånd. En fast planlagt tid er ikke en måling af den faktiske.
Hvad med hjemmearbejde? Loven skelner ikke mellem arbejdssteder. Arbejdstiden skal kunne måles, uanset hvor arbejdet udføres.
Kan medarbejderen selv registrere? Loven siger ikke hvem der taster. Den siger at systemet skal være objektivt og pålideligt. Selvregistrering er udbredt, og spørgsmålet er om systemet understøtter at det sker løbende og korrekt.
Hvad sker der hvis vi ikke gør noget? Der er ingen bødebestemmelse for § 4 b. En lønmodtager hvis rettigheder er krænket, kan tilkendes en godtgørelse efter § 8. I praksis betyder manglende registrering, at det er arbejdsgiveren der står uden dokumentation, hvis der opstår uenighed om arbejdstiden.
Hvor længe skal beskrivelsen gemmes? Loven siger det ikke — femårsfristen gælder de registrerede oplysninger. Vi anbefaler at gemme beskrivelsen lige så længe, så timerne kan læses sammen med en forklaring af, hvordan de blev registreret.
Begreber
Det system arbejdsgiveren skal indføre for at kunne måle den daglige arbejdstid for hver enkelt lønmodtager. Loven stiller tre krav til systemet: det skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
Forveksles med: Et projekttidsregistreringssystem. Loven kræver måling af den daglige arbejdstid — ikke fordeling af timer på opgaver eller kunder. Et system der kun registrerer fakturerbare timer, måler ikke arbejdstiden.
De tre egenskaber systemet skal have. Loven definerer dem ikke nærmere.
Forveksles med: Et krav om et bestemt IT-system. Loven foreskriver ingen teknologi. Et regneark kan opfylde kravene; et avanceret system kan lade være, hvis medarbejderne ikke kan tilgå deres egne oplysninger.
Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren kan tilgå sine egne oplysninger i registreringssystemet.
Forveksles med: Retten til indsigt efter databeskyttelsesreglerne. Den ret findes også, men § 4 b, stk. 2, er en selvstændig pligt der gælder løbende — ikke først når nogen beder om det.
De registrerede oplysninger skal opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Forveksles med: 5 år fra registreringsdatoen. Fristen løber fra udløbet af beregningsperioden — som efter § 4 er 4 måneder — ikke fra den enkelte dag der blev registreret.
En lønmodtager hvis arbejdstid ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller som selv kan fastsætte den, fordi vedkommende kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesmæssige funktioner. Undtagelsen skal fremgå af ansættelseskontrakten.
Forveksles med: En generel fritagelse for tidsregistrering. Undtagelsen i § 1, stk. 6, nævner §§ 3, 4 og 5. § 4 b står ikke i opregningen. Læst efter ordlyden er selvtilrettelæggere altså ikke fritaget for registreringspligten — men det er et omdiskuteret punkt, og vi kan ikke afgøre det.
Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid må over en periode på 4 måneder ikke overstige 48 timer inklusive overarbejde. Det er den regel registreringen skal gøre det muligt at kontrollere.
Forveksles med: En grænse pr. uge. Grænsen er et gennemsnit over fire måneder — en enkelt uge på 55 timer bryder den ikke i sig selv.
Er I klar?
Registreringskravet har været gældende siden 1. juli 2024. Det er en af de nyeste pligter for danske arbejdsgivere, og de tre krav til systemet — objektivt, pålideligt og tilgængeligt — er lettere at overse end selve registreringen.
Tag selvtjekket (8 punkter) GRATIS
Udskrevet fra Dokumenterne · kilde: dokumenterne.dk/lovkrav/tidsregistrering